Conserver ou fermer ses dossiers cliniques en pratique privée au Québec

Un cabinet ne disparaît pas au moment où vous cessez d'accepter de nouveaux clients. Les dossiers cliniques doivent rester accessibles, confidentiels et protégés pendant toute la période applicable — même si vous changez de logiciel, déménagez ou prenez votre retraite.

Ce guide propose une méthode pratique pour organiser la conservation, l'accès et la destruction des dossiers. Il s'adresse notamment aux psychologues, travailleurs sociaux, thérapeutes conjugaux et familiaux et autres professionnels qui exercent en pratique autonome au Québec. Les délais peuvent varier selon votre ordre professionnel et votre situation : vérifiez toujours le règlement qui vous concerne.

Le principe à retenir : la fermeture ne met pas fin aux obligations

Un dossier clinique contient des renseignements personnels sensibles. Vous devez donc pouvoir répondre à une demande d'accès, protéger les informations contre un accès non autorisé et documenter ce qui arrive au dossier si votre pratique est transférée.

La Commission d'accès à l'information rappelle qu'une entreprise doit détruire ou anonymiser les renseignements lorsque les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont accomplies, sous réserve des obligations légales de conservation. La bonne approche n'est donc ni « tout garder pour toujours », ni « tout supprimer à la fermeture » : c'est d'établir une durée justifiée et un calendrier de destruction sécurisé.

Combien de temps conserver un dossier?

Il n'existe pas un délai universel pour tous les professionnels. Au Québec, les règlements de tenue de dossiers de votre ordre priment. Par exemple, le règlement applicable aux psychologues prévoit un délai de conservation pour les dossiers, tandis que le règlement de cessation d'exercice décrit la procédure à suivre lorsque le psychologue arrête sa pratique. L'OTSTCFQ renvoie également à ses règlements de tenue des dossiers et de cessation d'exercice.

Avant de choisir une date de destruction, vérifiez :

le règlement de tenue des dossiers de votre ordre;
le règlement de cessation d'exercice, si vous fermez ou transférez votre cabinet;
l'âge du client et les règles particulières applicables aux mineurs;
l'existence d'un litige, d'une plainte, d'une demande d'accès ou d'une obligation de produire le dossier;
vos obligations fiscales, contractuelles et d'assurance responsabilité.

Documentez votre décision dans une politique interne. Une simple feuille indiquant la catégorie de dossier, la date du dernier service, la date prévue de destruction et la méthode utilisée vaut mieux qu'une archive impossible à auditer.

Votre checklist avant de fermer ou transférer le cabinet

1. Faites l'inventaire

Exportez la liste des dossiers actifs et fermés, les coordonnées à jour, les notes, formulaires, reçus et pièces jointes. Incluez les copies papier, les courriels professionnels, les sauvegardes et les appareils locaux. Ne déplacez pas seulement la base principale en oubliant un ordinateur ou un compte de stockage.

2. Informez les clients de façon appropriée

Préparez un avis clair : date de fin, responsable de la conservation, façon de demander accès ou copie, et coordonnées à utiliser. Si un autre professionnel reprend les dossiers, obtenez les autorisations requises et expliquez ce qui sera transféré. Un transfert n'est pas une permission générale de partager tous les renseignements.

3. Nommez un gardien des dossiers

À la retraite, le dossier doit rester sous la responsabilité d'une personne ou entité identifiée. Écrivez une convention de cession ou de garde qui précise l'accès, la sécurité, la durée, les demandes de copie, les incidents et la destruction. Prévoyez aussi ce qui arrive si le gardien cesse ses activités.

4. Sécurisez l'archive

Utilisez un accès individuel, l'authentification multifacteur, le chiffrement en transit et au repos lorsque disponible, des sauvegardes testées et un journal des accès. Retirez les permissions des employés, stagiaires et fournisseurs qui n'en ont plus besoin. Pour le papier, choisissez un local verrouillé et contrôlé contre l'incendie et l'humidité.

5. Gérez les anciens outils

Avant de résilier un logiciel, confirmez le format d'export, les pièces jointes, les métadonnées, la lisibilité des notes et la possibilité de restaurer une sauvegarde. Demandez par écrit la date de suppression des copies restantes. Conservez la preuve de l'export et de la vérification.

Et la Loi 25?

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels renforce notamment la gouvernance, la transparence et l'encadrement de la conservation et de la destruction. Pour une petite pratique, cela se traduit par des décisions simples mais traçables : qui est responsable, quelles données sont conservées, pourquoi, pendant combien de temps, où elles se trouvent et comment elles seront détruites.

Si des renseignements sont communiqués ou hébergés à l'extérieur du Québec, évaluez les exigences applicables avant le transfert et informez-vous sur les mesures contractuelles et de sécurité. Un fournisseur de logiciel ne remplace pas votre analyse : vous demeurez responsable de choisir un service adapté à la sensibilité des dossiers.

Comment FYL.care peut aider

FYL.care centralise les dossiers, notes, rendez-vous et documents dans un espace conçu pour les pratiques privées. Utilisez une structure cohérente, limitez les accès et exportez les informations nécessaires lorsqu'un dossier doit être archivé ou transféré. L'outil réduit le risque d'oublier une copie éparpillée entre tableurs, courriels et dossiers locaux.

FYL.care est gratuit pour les professionnels qui veulent structurer leur pratique privée. Créer votre espace FYL.care et mettre en place votre politique de conservation dès aujourd'hui.

FAQ

Puis-je supprimer tous mes dossiers le jour où je ferme?

Non. La fermeture ne fait pas disparaître les obligations de conservation, d'accès et de confidentialité. Vérifiez le règlement de votre ordre et documentez la destruction seulement lorsque le délai applicable est écoulé et qu'aucune suspension ne s'applique.

Dois-je remettre les dossiers à un autre professionnel?

Pas automatiquement. Un transfert doit respecter les règles professionnelles, le consentement ou l'autorisation applicable et le principe de minimisation. Les clients doivent savoir qui garde le dossier et comment exercer leurs droits.

Que faire d'une sauvegarde qui contient des dossiers détruits?

Inscrivez les sauvegardes dans votre politique. Définissez leur durée de rotation, restreignez leur accès et assurez-vous qu'elles ne deviennent pas une archive permanente non contrôlée. Faites valider votre procédure si votre ordre ou votre assureur impose des exigences particulières.

Un logiciel gratuit est-il acceptable pour des dossiers cliniques?

Le prix ne suffit pas à déterminer la conformité. Évaluez les contrôles d'accès, le chiffrement, les sauvegardes, la localisation des données, les conditions du fournisseur, l'export et la suppression. Vous devez pouvoir expliquer et contrôler le cycle de vie du dossier.

Conserver ou fermer ses dossiers cliniques en pratique privée au Québec : le guide 2026