Conserver et détruire les dossiers cliniques en pratique privée : le guide 2026

Un dossier clinique ne devrait pas rester indéfiniment dans un logiciel « au cas où ». Il doit être conservé assez longtemps pour respecter les obligations professionnelles et répondre aux besoins légitimes du client, puis détruit de manière à empêcher toute reconstitution.

Ce guide propose une méthode opérationnelle pour les thérapeutes, psychologues, travailleurs sociaux et autres professionnels en pratique privée au Québec, avec des repères utiles partout au Canada. Il ne remplace pas l’avis de votre ordre professionnel ni un avis juridique.

Pourquoi une politique de conservation est indispensable

La Loi 25 ne signifie pas qu'il faut supprimer rapidement tous les dossiers. Elle impose plutôt de savoir pourquoi un renseignement est conservé, qui y a accès, combien de temps il doit rester disponible et quelle méthode de destruction sera utilisée.

La Commission d'accès à l'information du Québec rappelle qu'une organisation doit détruire les renseignements personnels lorsqu'elle n'en a plus besoin pour les objectifs déterminés, sauf lorsqu'une autre loi impose une durée de conservation. La conservation et la destruction font donc partie du même cycle de vie.

Sans politique écrite, les risques sont concrets : dossiers oubliés dans un ancien compte, pièces jointes dans une boîte courriel, exports téléchargés sur un ordinateur personnel, ou suppression impossible à démontrer après un incident.

Combien de temps conserver un dossier client?

La réponse dépend de la profession, de la province, de la nature du service et de la situation du dossier. Au Québec, l'Ordre des psychologues indique que le dossier doit être conservé pendant au moins cinq ans à compter du dernier service professionnel. Les règles de l'OTSTCFQ et celles d'autres ordres doivent être vérifiées séparément.

Retenez trois principes :

1. La durée minimale de votre ordre professionnel est un plancher, pas nécessairement votre politique complète.
2. Une demande d'accès, un litige, une plainte ou une obligation légale peut justifier de suspendre la destruction du dossier concerné.
3. Les délais doivent être calculés à partir d'un événement défini, souvent la date du dernier service, et non de la date de création du dossier.

Pour chaque profession, consignez dans votre politique la source réglementaire, la durée applicable, l'événement déclencheur et la personne responsable de la révision. Évitez de promettre au client une date de destruction qui contredirait les règles de votre ordre.

Que faut-il inclure dans le cycle de vie du dossier?

Un dossier complet ne se limite pas aux notes de séance. Faites l'inventaire des éléments qui peuvent exister dans votre pratique :

• notes cliniques, évaluations, plans d'intervention et correspondance;
• formulaires d'admission, consentements et autorisations de communication;
• rapports, références, reçus et documents transmis par le client;
• messages liés au suivi, en distinguant les échanges pertinents au dossier;
• sauvegardes, exports, pièces jointes et copies papier.

Classez ensuite les données par emplacement. Une politique qui couvre l'application principale mais oublie Google Drive, un téléphone ou une sauvegarde automatique est incomplète.

Comment détruire un dossier de façon sécurisée

La suppression d'un fichier dans une interface ne garantit pas toujours son effacement de toutes les copies. Votre procédure devrait préciser :

Dossiers numériques

Vérifiez les fonctions de suppression définitive, la corbeille, les exports et la durée des sauvegardes du fournisseur. Supprimez les copies locales et documentez la date, le périmètre et la méthode utilisée. Si le fournisseur ne permet pas de confirmer la purge, demandez ses pratiques de conservation et de suppression.

Dossiers papier

Utilisez un déchiquetage sécurisé ou un fournisseur spécialisé avec une preuve de destruction. Ne placez jamais des notes cliniques dans le recyclage ordinaire, même si elles semblent anciennes ou incomplètes.

Médias et appareils

Avant de recycler ou de céder un ordinateur, un disque externe ou un téléphone, appliquez une procédure d'effacement adaptée au support et retirez les comptes synchronisés. Une simple suppression de raccourci ou une réinitialisation non vérifiée peut laisser des données récupérables.

Checklist mensuelle pour une pratique solo

• La politique de conservation est accessible et indique les règles de votre profession.
• Chaque dossier possède une date de dernier service et un statut actif, fermé ou à revoir.
• Les demandes d'accès, plaintes et litiges sont signalés comme exceptions à la destruction.
• Les emplacements secondaires ont été inventoriés : courriel, téléphone, exports et sauvegardes.
• Les accès des anciens collaborateurs et fournisseurs ont été retirés.
• Toute destruction est inscrite dans un registre minimal : date, catégorie, période et méthode.
• Les clients reçoivent l'information nécessaire lorsqu'une cessation d'exercice ou une cession de dossiers survient.

Le rôle d'un logiciel de gestion

Un logiciel ne décide pas à votre place du délai réglementaire. Il peut toutefois réduire le risque d'oubli en centralisant les dossiers, en limitant les exports, en contrôlant les accès et en facilitant un registre de fermeture. Avant de choisir un outil, demandez où sont hébergées les données, comment les sauvegardes sont gérées et ce qui se passe lorsque vous supprimez un dossier ou quittez le service.

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FAQ

Dois-je supprimer un dossier dès que le client ne consulte plus?

Non. Vous devez respecter la durée minimale imposée par votre profession et conserver les exceptions documentées. Une fois la période écoulée et les besoins légitimes terminés, la destruction doit être sécurisée.

La corbeille de mon logiciel suffit-elle?

Pas forcément. Vérifiez la politique du fournisseur, les sauvegardes, les exports et les copies synchronisées. Demandez une confirmation lorsque vous avez besoin de prouver la suppression.

Puis-je garder une copie sur mon ordinateur personnel?

Seulement si cette copie est nécessaire, protégée et couverte par votre politique. Les copies multiples augmentent le risque d'accès non autorisé et compliquent la destruction complète.

Que faire si je ferme ma pratique?

Planifiez la cession, la garde ou la destruction des dossiers selon les règles de votre ordre professionnel. Informez les clients de la personne responsable et de la façon d'exercer leurs droits d'accès, plutôt que de supprimer les dossiers sans préavis.

Dois-je conserver les messages textes?

Conservez les échanges qui documentent un aspect pertinent du service ou une décision clinique, selon vos normes professionnelles. Évitez de traiter la messagerie personnelle comme un dossier sécurisé par défaut.